So integrieren Sie Microsoft Project 2021 mit Microsoft Teams und Copilot AI

Project-Manager sehen sich häufig mit einer wiederkehrenden Herausforderung konfrontiert - unverbundene Tools, die die Produktivität und Zusammenarbeit behindern. Wenn Sie Microsoft Project 2021 verwenden, suchen Sie wahrscheinlich nach einer Möglichkeit, Ihren Workflow mit Microsoft Teams und Copilot AI zu synchronisieren, um die Effizienz und die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu verbessern.

Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Verbindung von Microsoft Project 2021 mit Microsoft Teams und Copilot AI und ermöglicht so nahtloses Projektmanagement, Kommunikation in Echtzeit und intelligente Aufgabenhilfe.

Warum sollte Microsoft Project 2021 mit Teams und Copilot AI integriert werden?

Die Verbindung von Microsoft Project 2021 mit Teams und Copilot AI ermöglicht es Teams:

  • Arbeiten Sie abteilungsübergreifend in Echtzeit zusammen.
  • Visualisieren Sie den Projektfortschritt in Teams Dashboards.
  • Nutzen Sie KI zur Automatisierung von Aufgabenaktualisierungen, Zusammenfassungen und Berichten.
  • Verbessern Sie die Entscheidungsfindung mit datengestützten Erkenntnissen von Copilot.

Sie können die lizenzierte Version von Microsoft Projekt 2021 Professional für nahtlose Integrationsfunktionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Integration von Microsoft Project 2021 mit Microsoft Teams

1. Einrichten Ihres Microsoft Project 2021

Vergewissern Sie sich vor dem Start, dass:

2. Exportieren oder veröffentlichen Sie Ihren Project-Plan

Microsoft Project 2021 kann nicht mit Teams synchronisiert werden. Das können Sie jedoch:

  • Exportieren Sie Ihr Projekt als .mpp- oder .xlsx-Datei.
  • Verwenden Sie Project für das Internet oder Power BI-Integration für die dynamische Freigabe.

3. Erstellen Sie einen Teams-Kanal für Ihr Project

Innerhalb von Microsoft Teams:

  • Gehen Sie zu Ihrem Teamarbeitsbereich.
  • Klicken Sie auf "Kanal hinzufügen" und benennen Sie es nach Ihrem Projekt.
  • Legen Sie Datenschutz und Berechtigungen entsprechend fest.

4. Teilen Sie die Project-Datei in Teams

Sobald der Kanal eingestellt ist:

  • Laden Sie die .mpp oder Excel-Projektdatei auf der Registerkarte "Dateien".
  • Heften Sie die Datei oder die Registerkarte für einen einfachen Zugriff an.

5. Microsoft Project oder Planer-Registerkarten hinzufügen (optional)

Wenn Sie Project für das Web oder Microsoft Planer:

  • Klicken Sie auf das "+"-Symbol in Ihrem Teams-Kanal.
  • Fügen Sie "Planner" oder "Project" aus der Liste der verfügbaren Apps hinzu.
  • Importieren oder erstellen Sie Aufgaben für eine bessere Übersicht.

So integrieren Sie Copilot AI mit Microsoft Project und Teams

1. Was ist Copilot AI?

Microsoft Copilot AI ist ein intelligenter Assistent, der in Microsoft 365 integriert ist. Er verwendet natürliche Sprache und KI zur Automatisierung von Aufgaben wie:

  • Erstellen von Projektstatusberichten
  • Zusammenfassen von Besprechungsnotizen
  • Vorschlagen von Aufgabenverschiebungen

2. Aktivieren Sie Copilot in Microsoft Teams

Wenn Sie die Microsoft 365 E3 oder E5 Pläne:

  • Gehe zu Teams Verwaltungszentrum → Apps → Apps verwalten.
  • Suche nach Kopilot und aktivieren Sie sie.

3. Verwendung von Copilot AI mit Microsoft Project

Obwohl Microsoft Project 2021 Copilot (noch) nicht direkt einbindet, können Sie das:

  • Verwenden Sie Excel-basierte Projektexporte mit Copilot in Excel zur Datenanalyse.
  • Verwenden Sie Copilot in Teams zur Analyse von Gesprächen und zur Identifizierung von Aktionspunkten.
  • Fassen Sie Projektaktualisierungen, die in Teams-Chats besprochen wurden, mit Hilfe von KI-Eingabeaufforderungen zusammen.

Hochkarätige Referenz: Microsoft Copilot offizielle Dokumentation

Best Practices für nahtlose Integration

Um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten:

  1. Halten Sie Ihre Projektdaten strukturiert - Spalten beschriften und Standard-Namenskonventionen verwenden.
  2. Trainieren Sie Ihr Team zur Verwendung von Teams und Copilot-Befehlen.
  3. Aktualisieren Sie regelmäßig die Projektdateien um Änderungen in Echtzeit widerzuspiegeln.
  4. Verwenden Sie Macht automatisieren um Arbeitsabläufe zwischen Project und Teams zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über Power Automate Integration auf der offiziellen Website von Microsoft.

Schlussfolgerung

Die Integration von Microsoft Project 2021 mit Microsoft Teams und Copilot AI kann die Produktivität Ihres Teams erheblich steigern, die Kommunikation optimieren und intelligente Entscheidungen mit Hilfe von AI ermöglichen. Die direkte native Integration ist zwar begrenzt, aber mit Hilfe von Dateifreigabe, Project for the Web und Copilot in Teams ist sie sehr funktionell.

Für fortgeschrittene Benutzer empfiehlt sich die Automatisierung von Prozessen mit Power Automate oder die Verwendung von Copilot in Excel und Teams für intelligente Zusammenfassungen und Einblicke.

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FAQs

Woher weiß ich, ob meine Version von Microsoft Project die Integration unterstützt?

Nur Microsoft Projekt 2021 Professional und neuere Versionen unterstützen Export/Import-Funktionen, die gut mit Teams und Copilot funktionieren. Die Integration hängt auch von Ihrer Microsoft 365-Lizenz ab.

Kann ich Microsoft Planner als Alternative zu Project in Teams verwenden?

Ja, Microsoft Planner lässt sich besser mit Teams integrieren. Allerdings fehlen ihm die fortschrittlichen Gantt-Diagramme und Ressourcenmanagement-Funktionen von Microsoft Project 2021.

Ist Copilot für alle Benutzer von Microsoft Teams verfügbar?

Copilot ist derzeit für Microsoft 365 E3/E5-Nutzer und ausgewählte Business-Tarife verfügbar. Sie müssen ihn über Ihr Admin Center aktivieren und benötigen möglicherweise eine zusätzliche Lizenzierung.